Gérer la base de connaissances
Formez l''AI Concierge sur votre hôtel en téléchargeant des documents ou en collant du texte.
Gérer la base de connaissances
Ce que vous allez apprendre : Comment fournir à l'AI Concierge des connaissances spécifiques sur votre hôtel — horaires d'ouverture, menu du room service, attractions locales, règlements — afin qu'il puisse répondre aux clients avec précision.
Temps nécessaire : 30 minutes pour une base de connaissances initiale.
Avant de commencer
Vous aurez besoin de :
- L'AI Concierge activé. Consultez Configurer l'AI Concierge.
- Le texte que vous souhaitez que l'IA connaisse — il peut s'agir de la brochure d'information existante de votre hôtel, d'un document FAQ ou de notes que vous venez de rédiger.
Comment ça marche : Lorsqu'un client pose une question, le système trouve les fragments les plus pertinents de votre base de connaissances et les présente à l'IA comme contexte. Ainsi, l'IA peut citer vos horaires d'ouverture exacts au lieu de deviner.
Étape 1 : Ouvrir l'onglet de la base de connaissances
Allez dans AI Concierge dans la barre latérale, puis cliquez sur l'onglet Knowledge base.
Vous verrez vos documents actuels (vide s'il s'agit de votre première fois). Chaque ligne affiche un titre, un type, une source, un statut et un nombre de fragments.
Étape 2 : Ajouter un document — trois méthodes
Trois options en haut à droite :
- [Add document] — coller du texte directement.
- [Upload file] — téléverser un fichier PDF, DOCX ou texte.
- [Import from URL] — extraire le contenu d'une page web publique (le site web de votre hôtel, un article Wikipédia sur un monument, etc.).
Option A : Coller du texte
Cliquez sur [Add document]. Une boîte de dialogue s'ouvre avec :
- Title — par ex. "Règlements de l'hôtel".
- Content — collez votre texte. Ne vous souciez pas du formatage ; l'IA gère le texte brut.
Cliquez sur [Save].
Option B : Téléverser un fichier
Cliquez sur [Upload file], choisissez le fichier. Le système extrait automatiquement le texte des fichiers PDF et DOCX.
Option C : Importer depuis une URL
Cliquez sur [Import from URL], collez une adresse web. Utile pour extraire du contenu du site existant de votre hôtel ou d'une page touristique.
Étape 3 : Attendre le traitement
Après l'enregistrement, le document apparaît dans la liste avec le statut :
- Pending — en attente de traitement.
- Processing — le système le divise en fragments et crée des embeddings.
- Ready — terminé, l'IA peut l'utiliser.
- Error — un problème est survenu (survolez pour voir le message).
La plupart des documents sont traités en quelques secondes. Les gros PDF peuvent prendre une minute.
Étape 4 : Vérifier avec une question test
Passez à l'onglet Settings & test et utilisez la boîte de discussion sur la droite pour poser une question à laquelle votre nouveau document devrait répondre. Si l'IA cite vos informations, c'est parfait. Sinon, le document est peut-être trop général — divisez-le en documents plus petits et plus ciblés.
Astuce : Des documents plus petits et ciblés fonctionnent mieux qu'un seul document géant "Tout sur notre hôtel". Essayez d'en créer un par sujet : "Règlements de l'hôtel", "Menus du restaurant", "Services du spa", "Visites locales", etc.
Que mettre dans la base de connaissances
Un bon ensemble de départ :
- Informations de base de l'hôtel — nom, adresse, heures d'arrivée/départ, coordonnées.
- Informations sur le restaurant — nom, horaires, type de cuisine, code vestimentaire, politique de réservation.
- Informations sur le spa — horaires, soins, tarifs.
- Wi-Fi et technologie — SSID, comment se connecter, que faire si cela ne fonctionne pas.
- Règlements — animaux de compagnie, tabagisme, départ tardif, annulation.
- Points d'intérêt locaux — les 5 meilleures attractions à proximité avec itinéraires et horaires.
- Transports — numéros de taxi, transports en commun, itinéraires vers l'aéroport.
Modifier ou supprimer
- Cliquez sur n'importe quelle ligne pour modifier le document.
- Cliquez sur l'icône de corbeille pour le supprimer.
- Cliquez sur [Reprocess] dans l'éditeur si vous avez modifié le contenu et souhaitez de nouveaux fragments.
Que faire si cela ne fonctionne pas ?
Document bloqué sur "Processing" : Actualisez la page. S'il est toujours bloqué après 5 minutes, supprimez-le et ajoutez-le à nouveau.
Le statut du document est "Error" : Survolez le badge de statut pour voir le message d'erreur. Les plus courants : format de fichier non pris en charge (essayez PDF ou texte brut), ou l'URL source a renvoyé une erreur.
L'IA ignore mon document :
- Il n'est peut-être pas encore sur "Ready". Attendez que le statut soit vert.
- Le document est peut-être trop long et peu ciblé. Divisez-le en documents plus petits, centrés sur un sujet.
- La question du client peut ne pas correspondre aux mots-clés du document. Ajoutez plus de synonymes / formulations.